Stratégie pre podporu zamestnancov pri zmene

V živote každého človeka sa udejú nejaké zmeny. Či už hovoríme o rodinnom, alebo pracovnom živote, deje sa to niekedy bez ohľadu na to, či chceme. Preto akákoľvek zmena v organizácii či na pracovisku môže mať na zamestnancov znepokojujúci dopad. Má potenciál spôsobiť stres, ktorý má negatívny vplyv na duševné zdravie zamestnancov. Preto je dôležité zvážiť vplyv zmeny na pracujúcich, či už tých, ktorých sa zmena týka priamo, alebo nepriamo. Preto zaoberanie sa požiadavkami na zmenu, je v súčasnosti najväčšou výzvou podnikateľov. Existuje množstvo atraktívnych modelov ako zrealizovať zmenu, pravda je však taká, že to nie je až také jednoduché. Na začiatku  každej zmeny je však dôležité  si uvedomiť, že každý človek ju vníma rozdielne, pre niektorých je extrémne náročné už len pochopiť jej zmysel, nie to si ňou prejsť a navyknúť na nový systém. Naopak niektorí zamestnanci vyhľadávajú zmenu neustále. Každopádne, realizovateľ zmeny by si mal uvedomiť, že odpor voči zmene je pre nás ľudí úplne prirodzenou reakciou. Každý jeden človek si v priebehu plynutia času vytvorí určitý systém fungovania. Práca nie je výnimkou. Zmena v organizácii znamená automatické narušenie tohto systému. Ani odborníci sa nevedia jednoznačne zhodnúť na tom, či je alebo nie je možné tento odpor úplne eliminovať, každopádne, správnym prístupom a najmä komunikáciou so zamestnancami, môžeme z prvotnej negatívnej reakcie na zmenu, docieliť reakciu neutrálnu, prípadne pozitívnu. Preto nižšie uvádzame stratégie, ktorými sa vedenie spoločnosti môže riadiť pri realizovaní zmeny, ak chce, aby reakcia väčšiny zamestnancov na zmenu, bola pozitívna.

Dôležité si je uvedomiť, že zmena je zdĺhavý a náročný proces, ktorý si vyžaduje kvalitnú analýzu, plánovanie, prípravu aj samotnú realizáciu. Nejde len o nejakú rýchlu, jednorázovú akciu.  Existuje viacero teoretických modelov, ktoré vychádzajú z toho, že zmena je proces, najznámejší je však trojstupňový model zmeny, ktorého autorom je Lewin.

Trojstupňový model zmeny

rozmrazenie                                               zmena                                                  zamrazenie

Úrovne procesu zmeny

–        1. rozmrazenie súčasného stavu:

Obsahuje definovanie súčasného stavu, identifikovanie problému, identifikovanie potrebných údajov, síl pre a proti, zobrazenie žiaduceho konečného stavu, zneplatnenie súčasného stavu a vyobrazenie nevyhnutnosti urobiť zmenu, naplánovanie potrebných činností, aby pôsobili motivačne. Poskytnutie psychologickej podpory zamestnancom, naplánovať a poskytnúť aktivity podporujúce zmenu napr. školenia pracovníkov, dohodnutý postup dávania spätnej väzby, komunikácie v procese zmeny.

–        2. zmena:

Zahŕňa prechod do nového stavu prostredníctvom participácie a nadšenia. Nevyhnutnosťou je  zahrnúť ľudí, vytvoriť podmienky pre vytváranie nových postojov a správania.  

–        3. znovuzamrazenie:

Obsahuje nastavenie plánu, odmenenie želaných výstupov, úspechu, ustanovenie nových štandárd – stabilizácia nového stavu, vytvorenie funkčného mechanizmu, posilnenie nového správania.

Za východiská trojstupňového modelu zmeny považujeme:

  1. od – učenie:  teda nie len učenie sa nového
  2. vzbudenie motivácie: zmena nenastane bez motivácie k nej
  3. individuálne zmeny: všetky organizačné zmeny sa udejú cez individuálne zmeny u kľúčových členov organizácie
  4. zmeny postojov, hodnôt, obrazu seba: zahŕňajú ich mnohé zmeny, preto a odučenie    súčasných  reakcií, odpovedí, v týchto oblastiach je prirodzene bolestné a hrozivé
  5. mnohoúrovňový proces: a všetky úrovne musia byť pred zavedením zmeny prerokované s jej účastníkmi

V súvislosti so zmenou môžeme hovoriť o technikách získania podpory pre zmeny:

Základom, je využitie správneho – psychologicky zdravého prístupu k zavedeniu zmeny, ktorý je dlhodobou investíciou do podpory výkonnosti pracovníkov, ich loajality, ale aj prijatia zmeny. Je nevyhnutné ceniť si úspechy zamestnancov dosiahnuté podľa starého systému, ale zároveň je potrebné vyvolať zneplatniť tento starý systém  a vyvolať tým diskomfort, pocit viny a úzkosti zamestnancov. Keď zamestnanci pocítia uznanie a podporu, je viac pravdepodobné, že budú otvorení zapojiť sa do zmeny. Tiež treba byť konkrétny v tom, prečo a akým spôsobom bude zmena realizovaná, čím viac pravdivých informácií sa k zamestnancom dostane, tým vyššia bude ich ochota. Základom každej zmeny je nespokojnosť a nevyhovujúca situácia teraz. A práve na to, čo nie je dobré, treba upriamiť pozornosť, pretože niektorí ľudia zo spoločnosti vnímajú len tie dobré výsledky, a preto nemajú motiváciu ani toleranciu ku zmene. Je nevyhnutné poukázať na naliehavosť zmeny a následne sústrediť pozornosť vedenia spoločnosti na ciele zmeny.  

Ďalej:

  1. Investovať čas do plánovania a komunikácie zmeny: Pred tým, než sa manažér rozhodne viesť zmenu, mal by si odpovedať na tieto otázky: Čo je to zmena? Prečo má byť zmena zavedená? Čo chceme dosiahnuť? Aký vplyv bude mať táto zmena na zamestnancov a na mňa? Následne by mala organizácia poskytovať včasné, jasné, zrozumiteľné a pravdivé informácie týkajúce sa samotnej zmeny. Komunikovať o zmene, jej dôsledkoch a prínosoch je však potrebné aj po jej zavedení. Napriek tomu, že niektorí zamestnanci nemajú radi zmenu, majú strach, boja sa predovšetkým o svoju budúcnosť vo firme, správnou komunikáciou zmeny, je možné získať ich na stranu podporovateľov zmeny.
  2. 2.      Pripustiť diskusiu a vyjednávanie: Z hľadiska podpory zamestnancov pri zmene, je dôležité, aby bola organizácia otvorená a úprimná a poukazovala predovšetkým na pozitíva zmeny, ale vypočula aj obavy zamestnancov týkajúce sa zmeny, ich vedomosti, návrhy a vysvetlenia, a následne s nimi pracovala.
  3. 3.      Pripustiť participáciu:  Musia cítiť ich zaangažovať a zodpovednosť. Je pochopiteľné, že mnohí zamestnanci budú stále pochybovať, pretože každá zmena si vyžaduje, aby robili niečo iné, iným spôsobom a podobne, a práve to môže byť pre nich mimo ich zóny pohodlia. Treba im preto preukázať podporu, aby sa necítili sami, aby nemali pocit, že si tým všetkým musia prejsť sami. Preto je nevyhnutné poskytnúť priestor aj pre neformálne vzdelávanie – teda, aby si ľudia navzájom pomáhali a tým participovali na zmene a jej zavedení.
  4. 4.      Zdôrazniť finančné benefity: Mnohí zamestnanci sa totiž sústreďujú práve na finančné efekty súvisiace so zmenou. Je preto užitočné hovoriť o týchto súvislostiach priamo. V prípade, ak môžu zamestnanci v dôsledku zmeny zarobiť viac, tento fakt by sa mal  použiť ako „predajný“ argument.
  5. 5.      Vyhnúť sa preťaženiu zmenami: priveľa zmien vedie k negatívnemu stresu, vyvoláva zmätok, a celkovo to spomaľuje inovácie. Preto je potrebné zmeny plánovať tak, aby sa vzájomne neprekrývali a odporovali si.  
  6. 6.      Získať politickú podporu pre zmeny: Pred tým, než budete zmenu komunikovať s nižšími štruktúrami je užitočné „predať“ navrhované zmeny členom vrcholového manažmentu a získať ich podporu pre zmenu, pretože je náročné robiť zmeny zdola.

Na záver sa odporúča, aby podniky investovali do rozvoja kompetencií a zručností svojich manažérov, aby boli schopní robiť efektívne a strategické organizačné zmeny.       

Zdroje

Acas (2014, March). How to manage change. Retrieved August 25, 2016, from: http://www.acas.org.uk/media/pdf/k/m/Acas-How-to-manage-change-advisory-booklet.pdf

Cameron, E. (2009). Making Sense of Change Management: A Complete Guide to the Models, Tools and Techniques of Organizational  Change (Second Edition). London: Kogan Page.

Cardenas, H. How to Manage Change in the Worplace. Retrieved August 25, 2016, from: http://oureverydaylife.com/manage-change-workplace-2764.html

Dilawer, O. (2016, May 15). How To Manage Change In The Workplace. Retrieved August 25, 2016, from: https://www.entrepreneur.com/article/275678

Fortune Group. How to manage organisational change. Retrieved August 25, 2016, from: http://www.fortunegroup.com.au/managing-change-in-the-workplace

Lee, D. (2013, February 28). Four ways to successfully manage change in the workspace. Retrieved August 25, 2016, from: https://unclutterer.com/2013/02/28/four-ways-to-successfully-manage-change-in-the-workplace/

Letovancová, E. (2002): Psychológia v manažmente, kapitola VI.

Schawbel, D. (2014, July 2). 10 Tips For Handling Change in the Workplace. Retrieved August 25, 2016, from: http://quickbase.intuit.com/blog/10-tips-for-handling-change-in-the-workplace

Sun, C. (2007, October 22). 10 tips for dealing with change in the workspace. Retrieved August 25, 2016, from: http://www.techrepublic.com/blog/10-things/10-tips-for-dealing-with-change-in-the-workplace/

Workplace Strategies for Mental Health. Helping Employees Manage Change. Retrieved August 25, 2016, from: https://www.workplacestrategiesformentalhealth.com/managing-workplace-issues/helping-employees-manage-change

Spoločnosť ENEF Consulting s.r.o. je tím profesionálov z rôznych pracovných oblastí, ktorý ponúka široký rozsah služieb pre podporu zamestnancov vo forme komplexného asistenčného programu pre zamestnancov známeho ako Employee Assistance Program ( EAP). Zamestnávatelia a zamestnanci sa môžu na nás obrátiť a spoľahnúť, že získajú odborné poradenstvo v psychologickej , právnej, finančnej a praktickej oblasti.

ENEF CONSULTING S.R.O.

Trenčianska 57, 821 09 Bratislava

+421 910 820 032
+421 918 388 176

info@enefconsulting.sk

Všetky práva vyhradené © ENEF CONSULTING s.r.o. | GDPR