Time management a stres a jeho zvládanie sú témy, ktoré spolu úzko súvisia a často sú v mnohých zdrojoch diskutované naraz. Jednou z najčastejších obáv a sťažností ľudí dnes, je to, že nemajú dostatok času na to, čo chcú oni robiť, respektíve, čo chcú najmä ich šéfovia a nadriadení, aby robili. Práve tieto situácie, v ktorých máme pocit, akoby sme nemali dostatok kontroly nad situáciou, spôsobujú ľudom niekedy až nadmerný stres a vedú k vážnym negatívnym dôsledkom, ktoré nám komplikujú život a každodenné fungovanie. Práve time management – teda opatrnosť ľudí v tom, ako využiť a plánovať svoj čas, môže zvýšiť náš zmysel pre kontrolu nad situáciami. V dôsledku toho existuje v súčasnosti množstvo zdrojov s radami a tipmi, ako efektívnejšie riadiť a plánovať svoj čas a tým znížiť, prípadne eliminovať nežiaduci stres. Psychológ Jeffrey Janata (2008), si myslí, že pokiaľ ide o tieto tipy a rady, akýkoľvek proces riadenia času musí začať s realistickým zhodnotením toho, ako vlastne využívame náš čas. Nie každé využitie času je totiž jeho efektívnym využitím. Preto:
- Sledujte, ako využívate čas – niekoľko dní, alebo týždňov. Získate tak prehľad a informáciu o tom, či skutočne máte problém s jeho organizáciou, alebo len trávite príliš veľa času nad úlohami, ktoré nie sú urgentné a dôležité (nezmyselné surfovanie po internete, dlhé pozeranie TV a pod).
- Plánujte tak, aby ste mali čas aj na relax – urobte si zoznam vecí, ktoré musíte, chcete a mali by ste urobiť. Plán by mal byť jednoduchý, účinný, ale hlavne realistický, a mal by Vám umožniť zarezervovať si časové segmenty dňa a priradiť ich k jednotlivým činnostiam. Zahrňte v ňom čas pre Vaše potrebné úlohy a aktivity, stretnutia, ale aj prestávky a čas na spánok (7 a pol až 8 hodín).
- Prioritizujte – stanovte si priority, vyznačte si situácie, ktoré sú nevyhnutné, naliehavé a odlíšte ich od tých, ktoré v skutočnosti nepotrebujú byť vykonané okamžite. Pri tých, ktoré nemusia byť vykonané okamžite, si stanovte tie, ktoré môžu byť odložené len na krátky čas a tie, ktoré môžete odložiť dlhodobejšie. Pri určovaní priorít si ich odôvodňujte a pomôžte si otázkami typu: Je to naozaj dôležité? Aké budú dôsledky, ak to neurobím hneď? Je tu niekto iný, kto môže daný problém, úlohu vyriešiť? A pod. Následne sa sústreďte na tie, ktoré skutočne okamžite vyžadujú Vašu pozornosť. A zvážte delegovanie niektorých úloh na iných.
- Nenechajte sa rušiť – Najčastejším rušivým elementom je podľa viacerých pracujúcich práve prichádzajúci email a odpovedanie naň. Preto si skúste stanoviť v priebehu dňa aspoň 2-3 hodiny, počas ktorých nebudete reagovať na prichádzajúce emaily. Následne si stanovte čas na to, kedy si ich budete čítať a reagovať na ne. Tiež si stanovte čas, kedy sa nenecháte rušiť inými osobami, a svoju maximálnu pozornosť v tom čase venujete úlohám, na ktorých práve pracujete. Zvýšite tak výkon a znížite chybovosť a nepodarkovosť pri práci.
- Pracujte v intervaloch – ideálne 60 -90 minútových, následne totiž Váš výkon klesá, preto je dobré zaradiť kratučkú prestávku (dlhá by mohla spôsobiť odvyknutie si od vykonávanej práce) skôr, než sa tak stane. Preto si dajte pár minút na regeneráciu, počas ktorých si môžete dať na jednu až 10 minút a v priebehu nich si vypracujte vyššie spomínaný plán o zvyšku svojho dňa, prípadne plánujte deň nasledujúci. Kratšie prestávky využite napríklad na krátky rozhovor/telefonát s rodinou, priateľmi, na krátku prechádzku, hoci len po kancelárii, uvarte si kávu, dajte si ovocie a pod.
Zdroje
Bookboon blog (2012, February 15).Time Management: The best way to reduce stress. Retrieved July 22, 2016, from: http://bookboon.com/blog/2012/02/time-management-the-best-way-to-reduce-stress/
Ebers, A. Stress and Time Management. Retrieved July 22, 2016, from: http://www.esf.edu/iq/colloquium/documents/StressandTimeManagement.pdf
Janata, J. (2008, December 22). How Does Time Management Help Reduce Stress, And What Are Some Tips To Manage Time Better?. Retrieved July 22, 2016, from: http://abcnews.go.com/Health/StressCoping/story?id=4672836
McNamara, C. Stress Management and Time Management. Retrieved July 22, 2016, from: http://managementhelp.org/personalproductivity/time-stress-management.htm
Mills, H., Reiss, N., Dombeck, M. (2008, June 30). Time Management To Prevent Stress. Retrieved July 22, 2016, from: https://www.mentalhelp.net/articles/time-management-to-prevent-stress/
WADE (2014). Stress and Time Management. Retrieved July 22, 2016, from: https://www.cdc.gov/diabetes/prevention/pdf/postcurriculum_session12.pdf