Takmer každý manažér má aspoň jedného zamestnanca, ktorý nie je až tak „dobrý“. Preto takmer nevyhnutnou profesionálnou schopnosťou manažéra je, vedieť s takýmto zamestnancom pracovať. Je všeobecne platné a úplne prirodzené, že sa všade nájde jeden alebo viac zamestnancov, ktorí sú problémoví. Pojem problémový zamestnanec zahrňuje nesmierne širokú škálu správania, od nedostatočného výkonu, neschopnosti spolupracovať a komunikovať, neskorej dochádzky a neúplného vyplňovania evidencie cez šikanovanie a obťažovanie až po násilie na pracovisku. Preto sú manažéri stavaní pred rôzne problémových ľudí, vyžadujúcich si odlišný prístup. Niekedy je nevyhnutná trpezlivosť, najmä pokiaľ neproduktívne správanie zamestnanca pramení z problémov z domova. V iných prípadoch sú problémy tak vážne, nežiaduce a znepokojujúce, že zamestnávateľ, respektíve manažér musí prijať rýchle a účinné kroky, ktoré odvrátia hroziacu veľkú stratu.
Stručne si povieme o niektorých najbežnejších formách problémov so zamestnancami.
- Agresia na pracovisku – možno ju definovať ako akt alebo hrozbu násilia, vrátane napadnutia, obťažovania, vandalizmu či iných činov, ktoré spôsobujú ujmu alebo zastrašovanie.
- Pracovné priestupky – zahrňujú predovšetkým porušovanie predpisov týkajúcich sa pracovnej doby a rozvrhu, správania a vzťahov na pracovisku, nepoctivé prípadne korupčné správanie na pracovisku a iné nenásilné previnenia.
- Podradná výkonnosť – označuje takzvané nedbalostné priestupky, zahrňuje však aj také prehrešky ako sú neskoré príchody a absencie, nedokončené pracovné úlohy, zneužívanie podnikového zariadenia a majetku, porušovanie bezpečnostných smerníc, zlé vzťahy s klientmi, neprofesionálne správanie a špeciálne priestupky spojené s konkrétnymi zamestnaniami.
Hoci niektoré extrémne formy správania automaticky vylučujú zotrvanie zamestnanca v pracovnom pomere a môžu dokonca znamenať obvinenie z trestného činu, mnohé menej závažné a oveľa častejšie priestupky či prejavy nedostatočnej výkonnosti, možno zmeniť či napraviť vhodným prístupom. Efektívne prístupy sú zväčša podložené zásadami praktickej psychológie a tieto praktické riešenia a stratégie slúžia predovšetkým na premenu „zlého“ zamestnanca na zamestnanca „dobrého“.
Základom týchto procesov je plán na zlepšenie, zdokonalenie. To je nevyhnutné k tomu, aby ste odstránili rozptýlenie a dramatický pokles produktivity zamestnanca/zamestnancov či tímov. Problémový zamestnanec totiž nie je problémom len pre manažéra, ale dotýka sa každého, kto je okolo neho. Preto je dôležité zvládnuť túto situáciu diplomatickým a efektívnym spôsobom, a práve k tomu Vám môžu pomôcť nasledujúce tipy:
- Neignorujte problém a neprehliadajte ťažkosti – je pravda, že len málo ľudí si užíva konfrontácie, ale uvedomte si, že ak dovolíte problémovému zamestnancovi rozpútať na svojom pracovisku peklo, bude to zlé aj pre Váš biznis. Jeho správanie, postoje a skutky môžu na pracovisku znížiť morálku a produktivitu. Preto hneď, ako je zrejmé, že sa niečo vymklo spod „normálu“, musíte so zamestnancom o probléme hovoriť.
- Depersonalizujte konverzáciu – použite „ja“ namiesto „ty“. Nezačnite konverzáciu s vetou: Si problémový zamestnanec. Namiesto toho použite konkrétne príklady. Napríklad: Počas včerajšej schôdze, som si všimol, že si neparticipoval a gúľaľ si očami, keď rozprával tvoj kolega. Vyhnite sa univerzálnosti ako: Ty nie si tímový hráč. Ponúknite zamestnancovi konkrétne príklady problémového správania. Majte však neustále na pamäti, že správanie zamestnanca nemusí byť nevyhnutne výsledkom Vášho štýlu riadenia. Skutočná príčina spočíva často v ich samých, respektíve pramení z ich osobného života. Preto si udržujte odosobnený postoj.
- Nerobte žiadne predpoklady – dialóg so zamestnancom začnite v súkromí a zistite, či si je vedomí svojho správania. Tiež zistite, či tam nie sú externé osobné faktory ovplyvňujúce jeho správanie. Osobný život zamestnanca môže byť v zmätku, a on alebo ona si nemusí uvedomovať, že sa to odráža aj v jeho/jej práci. Ak potrebuje pomoc k tomu, aby si dal/a život do poriadku, hľadajte riešenia, ako môže spoločnosť pomôcť – napríklad je to možnosť ponúknuť employee assistance program.
- Robte „to“ profesionálne – majte na pamäti že máte firmu a biznis je pre Vás dôležitejší ako osobný vzťah so zamestnancom. Udržujte veci na profesionálnej a slušnej úrovni. I keď to znie drsne, zamestnanec bol prijatý, aby vykonával určitú prácu, nie, aby sa stal priateľom.
- Navrhnite vylepšenia – všetci zamestnanci by sa mali v práci správať s rešpektom. Ak sa správajú problematicky, pripomeňte im, že ich pracovný výkon sa meria podľa toho, ako dobre prispievajú k úspechu firmy. Nevyhýbajte sa úprimnej konverzácii, kde budete hovoriť otvorene, ale s úctou a profesionálne. Navrhnite vylepšenia vzniknutej „situácie“, nechajte však navrhnúť riešenia aj zo strany zamestnanca. Majte však na pamäti, že všetky Vaše návrhy na zlepšenie by mali byť objektívne, realistické a najmä nápomocné. Potom, čo ste hovorili so zamestnancom a zaoberali sa otázkou vylepšení, je potrebné to dotiahnuť do konca. Majte pritom jasne stanovené hranice, aby bolo jasné, čo sa smie/čo je prijateľné a čo nie, čo je dobré a čo je zlé. Vytvoríte tým prostredie, ktoré praje sebadisciplíne a zabraňuje prípadným nedorozumeniam. Je nevyhnutné aby zamestnanec vedel, že vy stojíte na „vrchole“ a budete dávať pozor. Ak uvidíte, že pokračuje v problematickom správaní, dôsledkom bude disciplinárne konanie. Aj keď to môže byť ako ľudská prirodzenosť, snaha vyhnúť sa konfliktu a dúfať, že situácia sa vyrieši časom sama, ignorovanie správania problematického zamestnanca môže poškodiť Vaše podnikanie.
Stále počúvajte, vyhodnocujte vzniknuté situácie a výsledky, poskytujte pravidelnú spätnú väzbu, dokumentujte všetky výnimočné situácie a prehrešky, buďte konzistentný, ak ste v jednom prípade s konkrétnym správaním nespokojní, nech je tomu tak aj v súvislosti s inou osobou, iným časom. Vysporadúvajte sa s problémom, so vzniknutou situáciou, nie s človekom. Zamerajte sa na nevhodné správanie, nenapádajúc človeka. Nepredpokladajte, že nevhodné správanie je spôsobené negatívnym úmyslom. Buďte proaktívny, udržujte objektívny pohľad na Vašich zamestnancov, politiky a postupy organizácie. Pozmeňte zásady, ktoré sú zastarané, nespravodlivé či vedú k častým súdnym sporom. Ako všeobecne platné pravidlo a kľúč k riešeniu väčšiny problémov zamestnancov sa používa priama a jasná komunikácia, tá zabráni tomu, aby sa situácia zhoršovala a vznikli prípadne nezvratné škody. Zakaždým sa uistite, že zamestnanec chápe požiadavky aj dôsledky.
„Druhá šanca“ alebo ako postupovať ak chcete dať zamestnancovi ešte ďalšiu šancu:
- Prvý prešľap – zamestnanca ústne napomeňte, poukážte na to, čo urobil zle a ako to môže napraviť. Upozornite ho, že prípadne zopakovanie tej istej chyby by mohlo ohroziť jeho prácu, ktorej budúcnosť závisí od neho.
- Druhý prešľap – so zamestnancom sa stretnite a opakovane ho ústne napomeňte. Zhotovte písomný záznam, ktorý mu dáte podpísať, v ktorom bude vyjadrenie o tom, že bol už dvakrát upozornený. Ak bude zamestnanec chcieť pridať k napomenutiu svoj písomný komentár, nebráňte mu v tom, práve naopak dovoľte mu to a pokojne ho k tomu vyzvite.
Dôležité je, aby ste neustále o probléme diskutovali s personálnym oddelením. Je nevyhnutné postupovať v súlade s ich stanovenými postupmi v prípade výskytu problémového zamestnanca. V každej firme pochopiteľne prebiehajú tieto procesy individuálne.
Poslednú šancu dajte tým, ktorí chcú naozaj ostať vo firme. Ktorí nie len môžu, ale predovšetkým chcú zlepšiť svoj výkon. Povedzte týmto zamestnancom, že v podstate už stratili svoju prácu, no majú poslednú možnosť dokázať, že sa vedia a chcú reálne zmeniť. Stanovte im skúšobný termín, napríklad 90 či 180 dní, a ak v tomto termíne spravia ďalší prešľap, natrvalo a nenávratne rozviažte pracovný pomer. Ak tak nespravia, pri ďalšom postupe začnite celý proces odznova.
Prestaňte zbytočne vyhadzovať a strácať zdroje – peniaze, čas a iné, na zamestnancov, ktorých nemôžete zachrániť, nestačí Váš záujem a snaha. Urobili ste čo sa dalo, no oni sa nerozhodli pre svoju prácu. Pri prepúšťaní problémových zamestnancov obmedzte diskusiu na minimum. Čím menej im poviete, tým lepšie. Všetko bolo povedané, navyše zamestnancov spis už obsahuje všetku potrebnú dokumentáciu. Ak bude od Vás niekto chcieť referencie o takomto pracovníkovi, len potvrďte, kedy vo firme pracoval.
V každom prípade, prevencia je najlepšou formou intervencie. Preto pri výbere a rozvoji svojich zamestnancov postupujte starostlivo.
Zdroje
Andersen, E. (2013, November 21). 9 Ways To Deal With Difficult Employees. Retrieved November 25, 2016, from: http://www.forbes.com/sites/erikaandersen/2013/11/21/9-ways-to-deal-with-difficult-employees/#2b4d64c6610d
Bramblett, E. 5 Tips for Dealing with Difficult Employees. Retrieved November 25, 2016, from: http://www.insperity.com/blog/5-tips-for-dealing-with-difficult-employees/
Doyle, A. (2016, September, 14). Describe How You Managed a Problem Employee. Retrieved November 25, 2016, from: https://www.thebalance.com/describe-how-you-managed-a-problem-employee-2060975
HR Hero. Problem Employees. Retrieved November 25, 2016, from: http://topics.hrhero.com/problem-employees/#
James, G. 10 Difficult Employees (and How to Handle Them). Retrieved November 25, 2016, from: http://www.inc.com/ss/geoffrey-james/annoying-colleagues-and-how-to-manage
Jarošová , G. (2007, December, 21). Čo sa prepečie problematickým zamestnancom. Retrieved November 25, 2016, from: http://www.etrend.sk/podnikanie/co-sa-prepecie-problematickym-zamestnancom.html
Laurence, M. (2009). Jak zvládat a řídit problémové zaměstnance. Praha: Grada Publishing, a.s.
Moran, G. (2011, August 5). Five problem Employees and What You Can Do About Them. Retrieved November 25, 2016, from: https://www.entrepreneur.com/article/220132
Reh, J. (2016, August 15). Dealing With Difficult Employees. Retrieved November 25, 2016, from: https://www.thebalance.com/dealing-with-difficult-employees-2275785
Salary. 5 Ways to Spot a Problem Employee. Retrieved November 25, 2016, from: http://business.salary.com/5-ways-to-spot-a-problem-employee/